3.4.2. Протокол – документ, в котором фиксируются обсуждение
вопросов и принятые решения на
собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.
Протокол оформляется на общем бланке. Дата и место составления должны соответствовать дате и месту протоколируемого события. Если протоколируемое событие длилось на протяжении нескольких дней, то возможно указание даты следующим образом:
12-15.07.2005
Текст протокола состоит их двух частей: вводной и основной. В вводной части указываются председатель, секретарь,
количество присутствующих, приглашенных с указанием
должности и места работы, повестка дня.
На расширенных собраниях и заседаниях с большим числом
присутствующих их состав указывается количественно, а пофамильный список
прилагается к протоколу, о чем делается соответствующая пометка.
Например:
Присутствовали:
43 чел. (список прилагается)
Основная часть протокола состоит их разделов, соответствующих пунктам повестки дня.
Текст каждого раздела строится по схеме: СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).
Доклады, решения прилагаются к протоколу.
Протокол подписывается председателем и секретарем.
3.4.3. Акт – документ, составленный
несколькими лицами и подтверждающий установленный факт,
событие, действие. Акт может быть составлен как комиссиями, так и несколькими
должностными лицами.
В ДОУ в делопроизводство выделяются акты: о приемке (ДОУ к новому учебному году, ремонтируемого или вновь вводимого в эксплуатацию объекта);
о нарушениях трудовой и финансовой дисциплины и требований охраны труда; об учете и хранении материальных ценностей; документарных плановых неплановых проверок, по делопроизводству.
Акт оформляется на общем бланке. Дата и место составления, проставляемые в бланке акта, должны соответствовать дате и месту актируемого события. Текст акта делится на три части: введение, констатирующая часть и выводы.
Текст введения во всех актах формализован. В нем указывается основание для составления акта, перечисляются лица, составляющие акт (могут быть указаны
и присутствующие при этом лица). Начинается введение
словом «Основание» с указанием через двоеточие распорядительного документа в именительном падеже, его даты, номера и заголовка. Далее пишется слово «Составлен» с
прописной буквы и перечисляются фамилии с инициалами составителей акта либо приводиться состав комиссии и присутствовавшие в алфавитном порядке.
В констатирующей части излагаются цели, задачи и существо работы, проделанной составителями акта, ее результаты. Результаты работы могут быть представлены в виде таблицы.
Заключительная часть не обязательна. В ней делаются выводы или даются рекомендации.
После текста перед подписями при необходимости указывают количество составленных экземпляров акта и их местонахождение. Например:
Составлен в
3 экземплярах:
1-й экз.
направлен в Министерство образования и науки РФ;
2-й экз.
направлен в Министерство образования Энской области;
3-й экз. — в
дело 05-24.
Некоторые виды актов требуют утверждения. Например, акт о выделении к уничтожению документов и дел.
Акт подписывается председателем и всеми членами комиссии.
3.4.4. Выписки из приказов,
распоряжений, протоколов, актов и др. оформляются на общих бланках
документов с указанием
всех необходимых реквизитов.
Изменяется наименование вида документа: «Выписка из приказа, распоряжения и др.».
Если в распорядительном документе присутствовала констатирующая часть, то
ее необходимо указать и в выписке. В распорядительной части пишется только
необходимый пункт документа с указанием порядкового номера.
В протоколе или акте указываются повестка дня и необходимый пункт
протокола, акта с порядковым номером.
Выписки из приказа, распоряжения, протокола, акта не подписываются
председателем, секретарем или членами комиссии, а заверяются делопроизводителем
(секретарем), директором или ВРИО директора.
3.3.5. Докладная записка –
документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения
и информирующий его о сложившейся ситуации, имевшем место явлении
или факте, о выполненной работе, а также содержащий выводы и предложения составителя. Текст докладной записки делится на две части. В первой, констатирующей или описательной, описывается ситуация, во второй излагаются предложения, просьбы.
Тексту докладной записки обязательно предшествует
заголовок, начинающийся с предлога о, об.
Внутренняя докладная записка оформляется на простом листе бумаги с воспроизведением реквизитов бланка. Внешние докладные записки оформляются на общих бланках и подписываются заведующим.
3.3.6. Объяснительная записка –
документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа или
объясняющий причины какого-либо события, факта, поступка.
Объяснительные записки, поясняющие содержание отдельных положений основного
документа, оформляются на общем бланке учреждения. Объяснительные записки по
поводу каких-либо происшествий, сложившихся ситуаций, поступков и поведения
отдельных работников оформляются на чистых листах бумаги с воспроизведением тех
же реквизитов и подписываются составителем.
3.3.7. Штатное расписание и приказ о приеме
работников на работу оформляются в соответствии с унифицированными формами Т-3
и Т-1, утвержденными постановлением Госкомстата России от 26.04.2001 № 26 с
изм. от 01.08.2001 № 55.
3.3.8. Заявления оформляются в
рукописной форме следующим образом: в правом верхнем углу указываются
должность, инициалы и фамилия человека, которому адресовано заявление. Заявление
пишется на имя должностного лица, отвечающего за данный вопрос в данный момент
времени. Если заявление поступает от сотрудника учреждения, указываются имя,
фамилия, отчество полностью, должность сотрудника в родительном падеже без
предлога от. Если заявление поступает от физического лица, указываются
его имя, отчество, фамилия, адрес и телефон. Далее пишется наименование вида
документа без кавычек с прописной буквы с точкой: Заявление. Текст заявления может
быть произвольный. После текста в левом углу листа указывается дата написания
заявления, в правом углу листа ставится подпись составителя.
4. Порядок прохождения документов внутри
учреждения
4.1. Регистрация документов.
4.1.1. Регистрация документа – фиксация факта создания или
поступления в школу документа путем проставления на нем порядкового номера (с
начала календарного года) и даты с последующей записью необходимых сведений о документе
в регистрационных журналах для исходящей документации или в регистрационных карточках для входящей документации.
4.1.2. Регистрации подлежат все документы, требующие учета,
исполнения и использования в справочных целях (распорядительные, учетные,
статистические, бухгалтерские, кадровые и др.), как издаваемые в ДОУ, так и
поступающие из других организаций и от частных лиц. Регистрации подлежат как
письменные, так и печатные документы.
4.1.3. Документы регистрируются
один раз: поступающие – в день поступления, создаваемые – в день утверждения
или подписания. Раздельно регистрируются организационно-правовые локальные
акты, распоряжения, приказы, протоколы, акты, справки сотрудникам, воспитанникам,
справки контроля по основной деятельности, трудовые договоры, инструкции по
охране труда, должностные инструкции, договоры с родителями (законными
представителями) воспитанников, договоры на платные дополнительные
образовательные услуги и др. Регистрация исходящих документов, входящей
документации (в т.ч. заявления, протоколы родительских собраний, полученные
заместителями заведующего) осуществляется специалистом по кадрам.
4.1.4. При регистрации в карточках учета обязательны следующие реквизиты: автор документа, название
документа, его дата, регистрационный номер, количество листов документа,
указание о наличии приложений, краткое содержание, резолюция директора, подпись
исполнителя, подтверждающая получение документа, указания о промежуточных
сроках исполнения, о переносе сроков исполнения, дата фактического исполнения
документа, отметка о направлении документа в дело, срок хранения документа.
5. Контроль исполнения документов
Целью контроля является обеспечение своевременного и качественного
исполнения поручений, зафиксированных в документах. Контролю подлежат все
зарегистрированные документы. Контроль за исполнением документа возлагается на
указанного в резолюции сотрудника.
5.1. Сроки исполнения
документов.
Сроки исполнения документа исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа или с даты поступления.
Дата исполнения указывается в тексте документа или в резолюции заведующего.
В случае, когда срок исполнения документа не указан, он
должен быть исполнен не позднее чем в течение месяца.
Изменение срока исполнения производится заведующим, устанавливающим этот срок. Изменения вносятся в регистрационную карточку.
Документ считается исполненным и снимается с контроля после выполнения заданий, проработки вопросов, подготовки сообщений. На документе проставляются
отметка об исполнении, подпись лица,
подтверждающего исполнение, дата.
5.2. Ответственный исполнитель несет
персональную ответственность за полноту и достоверность информации по
исполнению документа. Для удобства работы исполнители могут завести папки для
исполнения документов «Срочно», «На подпись», «На отправку».
6. Составление номенклатуры дел
6.1. Номенклатура дел
учреждения составляется по форме, определенной Государственной архивной службой
РФ, и утверждается заведующим.
6.2. Формирование дел
осуществляется сотрудниками в соответствии с должностными обязанностями.
Контроль за правильностью формирования дел и архивации осуществляет специалист
по кадрам. При формировании дел необходимо соблюдать следующие правила:
─
помещать в дело только исполненные документы в соответствии с заголовком
дела по номенклатуре дел;
─
помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса;
─ группировать
в деле документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;
─
группировать отдельно документы постоянного хранения и временных сроков хранения.
В дело не должны помещаться
документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики.
Дело не должно превышать 250 листов.
Номер дела, в которое должен быть помещен документ, определяется в соответствии с номенклатурой.