УТВЕРЖДАЮ
Заведующий МДОУ Детский сад «Рябинушка»
_____________________Г.А.Старцева
от 01.01.2013г.
ПОЛОЖЕНИЕ
о документационном
обеспечении управления образовательным процессом
МДОУ Детский сад
«Рябинушка»
1. Общие положения
1.1. Положение о документационном обеспечении подготовлено с целью
совершенствования документационного обеспечения управления путем повышения
эффективности технологии работы с документами. Положение устанавливает общие
требования к работе с организационно-распорядительными документами на основе
ГОСТ Р 6.30-2003.
1.2. Положение о документационном обеспечении
управления устанавливает порядок приема, учета, подготовки, оформления, размножения
(тиражирования), контроля исполнения, хранения и использования документов.
1.3. Положение о документационном обеспечении
управления распространяется как на традиционное делопроизводство, так и на
организацию работы с документами, создаваемыми средствами вычислительной
техники, машинопечатаемыми и др. Компьютерные технологии обработки документной
информации должны отвечать требованиям положения о документационном обеспечении
управления.
2. Документация дошкольного
учреждения
Деятельность
ДОУ обеспечивается системой взаимосвязанных управленческих документов,
составляющих ее документационную базу. Состав документационной базы
определяется заведующим ДОУ. В ДОУ издаются приказы, распоряжения, указания,
инструкции, протоколы, положения, акты, сметы затрат и расходов, штатные
расписания, тарификационные списки, учебные планы, отчеты по установленным
формам; составляются анализы и планы работы, договоры, соглашения; ведутся
журналы, личные дела сотрудников и воспитанников, книги движения детей,
календарно-тематические планы.
3. Правила подготовки и
оформления документов
3.1. Документирование управленческой деятельности.
Документирование управленческой деятельности заключается в
фиксации на бумаге или других носителях
по установленным правилам управленческих действий, т.е. в создании управленческих документов.
При
подготовке и оформлении документов следует соблюдать правила, обеспечивающие:
─
юридическую силу документов;
─
оперативное и качественное их исполнение;
─
поиск документов;
─
возможность обработки документов с помощью вычислительной техники;
─
качество документов как источников информации. Документ
имеет юридическую силу при наличии реквизитов для данного вида
документов.
3.2. Бланки документов.
Документы должны оформляться на бланках и иметь установленный комплекс обязательных реквизитов, расположенных согласно ГОСТ Р 6.30-2003.
Устанавливаются два основных
формата бланков документов ─ А4
(210 х
Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен
иметь поля не менее:
Документы, составляемые от имени двух или более организаций, оформляются без бланков.
Бланк документа должен иметь продольное расположение реквизитов по ГОСТ Р 6.30-2003.
3.3. Оформление реквизитов
документов.
3.3.1. Наименование учреждения
указывается наверху листа с выравниванием по центру в полном соответствии с
наименованием по уставу: МУНИЦИПАЛЬНОЕ ДОШКОЛЬНОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ ДЕТСКИЙ
САД «РЯБИНУШКА»
Допускается сокращенное наименование: МДОУ Детский сад «Рябинушка»
3.3.2. Справочные данные о ДОУ
включают: адрес, номер телефона, факс, е-mail. Справочные данные указываются под наименованием учреждения на внешних
бланках исходящих документов, кроме приказов и распоряжений.
3.3.3. Наименование вида
документа должно соответствовать компетенции ДОУ, а также видам документов,
включенным в ОКУД. В бланке письма наименование вида документа не указывается.
3.3.4. Дата документа.
Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола ─ дата заседания
(принятия решения), для акта ─ дата события. Если авторами документа выступают несколько организаций, то дата документа должна быть единой.
Дату документа оформляют арабскими цифрами в следующей последовательности: день, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя арабскими цифрами, год ─ четырьмя арабскими цифрами. Например, 5 июня 2005 года следует оформлять: 05.06.2005.
Словесно-цифровой способ оформления даты допускается только в договорах и заявлениях в следующем виде: 05 июня
3.3.5. Заголовок к тексту должен отражать основной вопрос, затронутый в документе.
Содержание документа выражается в нем формой предложного падежа с предлогом о,
об. Кавычками заголовок не выделяется, пишется с прописной буквы с
подчеркиванием и начинается сразу от левого поля листа.
3.3.6. Подпись документа.
Документы, направляемые в вышестоящие организации, подписываются заведующим,
а в его отсутствие ─ исполняющим обязанности
заведующего. Документы, направляемые сторонним организациям, подписываются заведующим
или его заместителем, отвечающим за данный вопрос. В состав подписи входят
наименование должности подписывающего документ,
личная подпись и ее
расшифровка с указанием инициалов.
Документы коллегиальных органов подписываются председательствующим
на заседании коллегиального органа и секретарем.
В документах, подготовленных комиссией, указываются не должности вошедших в
нее лиц, а их обязанности в составе комиссии.
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи
располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой
должности. При подписании документа несколькими лицами равных должностей их
подписи располагают на одном уровне.
Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа,
отсутствует, то документ должен подписываться лицом, исполняющим его
обязанности, или его заместителем. Необходимо указать фактическую должность
лица, подписывающего документ, и его фамилию. Не допускается подписывать
документы с предлогом «За» или с проставлением косой черты перед наименованием
должности.
3.3.7. Оттиск печати ставится
на документах, удостоверяющих права должностных лиц, фиксирующих факт
расходования денежных средств и материальных ценностей, а также специально
предусмотренных правовыми актами, где подпись ответственного лица должна быть
заверена печатью (гербовой круглой).
3.3.8. Утверждение документа.
Особым способом введения документа в действие является его утверждение. Документы утверждаются заведующим или его заместителями. Гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без
кавычек, прописными буквами), наименования должности лица, утверждающего
документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:
УТВЕРЖДАЮ
Заведующий МДОУ Детский сад «Рябинушка»
Личная
подпись Г.А.Старцева
Дата
При утверждении документа собранием, комитетом, советом (с указанием даты и номера протокола), приказом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН
(УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), например:
УТВЕРЖДЕНО
Педагогическим
советом
Протокол от
00.00.0000 №00
или
УТВЕРЖДЕНО
приказом заведующего
от 00.00.000
№00
Гриф утверждения документа располагается в правом верхнем углу на
наименованием вида документа.
3.3.9. Согласование документа.
При необходимости оценки обоснованности документа и его соответствия действующему законодательству проводится согласование документа.
Согласование может проводиться как внутри ДОУ, так и вне ее.
Гриф согласования документа оформляется ниже подписи должностного лица, подписавшего документ, и состоит из
слова СОГЛАСОВАНО, указания должности лица, с
которым согласован документ (включая
наименование учреждения), личной подписи, расшифровки подписи
(инициалов, фамилии) и даты согласования, например:
СОГЛАСОВАНО
Заведующий
Муниципального дошкольного образовательного учреждения
Детский сад
«Рябинушка»
Личная подпись Г.А.Старцева
Дата
При внешнем согласовании (в других организациях) подпись заверяется
печатью.
Возможно согласование, осуществляемое письмом, протоколами и др., например:
СОГЛАСОВАНО
Письмо
Главархива РФ
от 00.00.0000
№00
3.3.10. Визирование документа.
Согласование проектов документов оформляется визой согласования документа,
включающей в себя подпись и должность визирующего
документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания.
Например:
Зам. заведующего
Личная подпись И.И. Иванова
Дата
При наличии
замечаний к документу, визу оформляют следующим образом:
Замечания
прилагаются
Зам. заведующего
Личная
подпись И.И. Иванова
Дата
Замечания излагаются на отдельном листе, подписываются и прилагаются к документу.