3.3.11. Заверение копии
документа.
Право заверения копий документов имеет специалист по кадрам, заведующий и
ВРИО заведующего.
Заверению подлежат только документы, составленные в ДОУ.
Копия документа считается юридически действительной при правильном оформлении.
При копировании документа указываются все присутствующие на подлиннике реквизиты, но грифы утверждения, согласования, визирования, а также подпись документа оформляются без подлинных росписей должностных лиц и печати организации. Под подписью документа ставится отметка о заверении копии с указанием должности заверяющего, подписи, расшифровки подписи и даты заверения.
Например:
Верно
Специалист
по кадрам Личная подпись И.И. Петрова
Дата
При копировании документа на множительной машине, сканере и др. необходимо закрыть роспись должностного лица,
подписавшего документ, и печать организации, поставить
рукописную отметку о заверении копии.
3.3.12. Резолюция.
В резолюции дается указание об исполнении документа.
В состав резолюции должны входить следующие элементы: фамилия исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок
исполнения, подпись, дата. При наличии в резолюции нескольких
исполнителей указывается ответственный исполнитель; его
фамилию, как правило, приводят в
резолюции первой.
Например:
И.И. Ивановой
С.С.
Петровой
Прошу
подготовитъ анализ работы к 00.00.0000
(Личная
подпись)
00.00.0000
На документах, не требующих
дополнительных указаний по исполнению, в резолюции содержатся фамилия исполнителя, подпись автора резолюции, дата.
Резолюция проставляется в правом верхнем углу между реквизитами «Адресат» и «Текст». При необходимости написания второй и следующей резолюций они проставляются на лицевой стороне документа в любом свободном от текста месте.
3.3.13. Оформление приложений к
документу.
Если документ имеет приложения, названные в тексте, то отметка о них оформляется следующим образом:
Приложение: на___л. в____экз.
Если приложение в тексте не названо, то необходимо указать его название, число листов и число экземпляров. При наличии нескольких приложений они нумеруются. Например:
Приложение:
1. Положение об Управлении регионального
кредитования на
2. Правила подготовки и оформления
документов
Управления регионального кредитования на
Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается.
Если к документу прилагается другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:
Приложение: письмо
Росархива от 05.06.2003 № 02-6/172 и приложение к нему, всего на
Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса. то отметку о его наличии оформляют следующим образом:
Приложение:
на
В приложении к распорядительному документу (приказы, распоряжения, правила,
инструкции, положения, решения) на первом его листе в правом верхнем углу пишут
«Приложение №» с указанием наименования распорядительного документа, его даты и
регистрационного номера. Например:
Приложение №
2
к приказу
Росархива
от 05.06.2003
№ 319
Приложения оформляются на стандартных листах и имеют все необходимые реквизиты.
3.3.14. Адресование документа.
Документы адресуются
в организации, их структурные подразделения или конкретному должностному лицу.
При адресовании документа в организацию или ее структурное подразделение
без указания должностного лица их наименование пишут в именительном падеже.
При направлении документа должностному лицу название организации указывается в именительном
падеже, а должность и фамилия адресата – в дательном.
При адресовании документа руководителю организации наименование ее входит в
состав наименования должности адресата.
При адресовании документа в несколько однородных организаций их названия необходимо
указывать обобщенно.
Полный почтовый адрес указывается
при направлении документа разовым
корреспондентам в соответствии с почтовыми правилами. Документ не должен содержать
более четырех адресатов. При направлении документа более чем в четыре адреса
составляется список рассылки и на каждом
документе проставляется только один адресат.
Адрес не проставляется на документа
в вышестоящие организации и постоянным корреспондентам.
Слово «Копия» в адресате не указывается.
3.3.15. Отметка
о контроле за исполнением документа обозначают буквой «К», словом или штампом
«Контроль». Отметка о контроле указывается в левом поле документа на уровне заголовка
текста, если не указан срок исполнения документа в резолюции. Срок исполнения
документа с отметкой о контроле – 1 месяц, если нет его указания в документе.
3.3.16. Отметка об исполнении
располагается в нижнем левом углу листа и включает следующие данные: краткие
сведения об исполнении или, при наличии соответствующего документа, ссылку на
его дату и номер; слова «В дело»; номер дела, в котором будет храниться документ.
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело должна быть
подписана и датирована исполнителем документа или руководителем.
3.3.17. Отметка об исполнителе
включает фамилию (фамилию, имя, отчество) исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой
или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.
Такая отметка обязательна в служебных письмах, кроме инициативных писем, направляемых в вышестоящие организации.
3.4. Порядок подготовки и
оформления проектов документов.
3.4.1. Проекты распоряжений,
приказов разрабатываются конкретными должностными лицами
в соответствии с поручением
руководителя или в инициативном порядке.
Первый экземпляр проекта визируется должностным лицом, разработавшим данный проект.
Тексты распоряжений, приказов, как правило, состоят из констатирующей и распорядительной частей. В констатирующей части излагаются цели и задачи предписываемых действий. Если основанием распорядительного документа является законодательный акт, нормативный или распорядительный документ, то в констатирующей части указываются автор документа, название документа,
дата, номер и заголовок. В пунктах распорядительной части
указываются исполнители, действия и сроки исполнения предполагаемых действий. В
последнем пункте распорядительной части документа необходимо указать
должностное лицо, на которое возлагается контроль за исполнением документа
в целом.
В отдельное
делопроизводство выделяются приказы по личному составу, по основной
деятельности.
К приказам
по личному составу относятся приказы по приему и увольнению.
К приказам
по основной деятельности относятся приказы: по совмещению должностей, перемещению сотрудников,
предоставлению любых видов отпусков, присвоению
категорий в результате профессиональной аттестации. К данным приказам следует отнести все приказы, влияющие на установление сроков начисления и размера пенсий
любого вида.
Обязателен
гриф ознакомления сотрудника с документом. Между датами приказа и ознакомления сотрудника с
ним может пройти не более 5 дней.
К приказам по основной деятельности относятся
все остальные приказы о прибытии, выбытии, отчислении, перемещении
воспитанников; смене фамилии; приказы, связанные с организацией
туристско-экскурсионной работы, любыми выходами воспитанников за пределы ДОУ (поход на
Чому, выход для участия спартакиадах, конкурсах и т.п.); приказы,
связанные с комплексными мерами по предотвращению чрезвычайных ситуаций и террористических
актов.
Проекты распорядительных документов передаются на подпись заведующему через специалиста по кадрам, который несет ответственность за правильность их оформления.
Каждый составитель распорядительного документа должен представить заведующему его проект за 1 день до подписания.
Распорядительные документы нумеруются порядковыми номерами в пределах календарного года.